BTW-nummer
Aanvragen

Een BTW-nummer aanvragen: automatisch bij je KvK-inschrijving

Veel starters denken dat ze een BTW-nummer apart moeten aanvragen. Dat is niet zo. In Nederland krijg je je BTW-nummer automatisch zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. De KvK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die beoordeelt of je ondernemer bent voor de BTW en je vervolgens je BTW-nummer toestuurt — meestal binnen enkele weken, soms direct. Je hoeft dus geen aparte aanvraag te doen; de inschrijving bij de KvK is de enige stap die je zelf zet.

In deze gids leggen we uit welke BTW-nummers je krijgt, waar je ze voor gebruikt, en wat je verplichtingen zijn zodra je een BTW-nummer hebt. Want met een BTW-nummer komen ook regels rond facturen, vermelding en aangifte.

Twee nummers: het BTW-id en het omzetbelastingnummer

Sinds enkele jaren krijg je in Nederland twee verschillende BTW-nummers, elk met een eigen doel. Het is belangrijk het onderscheid te kennen, want je gebruikt ze op verschillende plekken.

Het BTW-identificatienummer is het nummer dat je publiekelijk vermeldt. Sinds de invoering van dit aparte id bevat het niet langer je burgerservicenummer, wat je privacy beschermt. Het omzetbelastingnummer houd je voor jezelf en gebruik je in je administratie en communicatie met de fiscus.

Waarom je een BTW-nummer op je webshop moet zetten

Zodra je een webshop runt die aan consumenten verkoopt, ben je wettelijk verplicht bepaalde gegevens zichtbaar te maken — en je BTW-identificatienummer hoort daarbij. Deze informatieplicht wordt gehandhaafd door de Autoriteit Consument & Markt. Naast je BTW-nummer vermeld je ook je KvK-nummer, een bereikbaar adres en contactgegevens. Meestal plaats je deze informatie in de footer van je webshop of op een aparte contact- of algemene-voorwaardenpagina.

BTW-nummer en de KOR

Ook als je de KOR-regeling gebruikt, heb je een BTW-nummer. De KOR is immers een vrijstelling van BTW-aangifte, geen vrijstelling van inschrijving. Het verschil is dat je met de KOR geen BTW berekent aan je klanten en geen kwartaalaangifte doet — maar je BTW-nummer heb je nog steeds, en je vermeldt het op je webshop. Zodra je boven de 20.000 euro omzet komt en de KOR vervalt, ga je je bestaande BTW-nummer gebruiken voor reguliere BTW-aangiftes.

Verkoop je ook aan klanten in andere EU-landen? Dan wordt je BTW-identificatienummer relevant voor intracommunautaire transacties, en kan de OSS-regeling van toepassing zijn boven bepaalde drempels. Voor de meeste startende Nederlandse webshops die vooral binnenlands verkopen, blijft het echter eenvoudig: één BTW-nummer, en met de KOR nauwelijks administratie.

Stap voor stap je BTW-nummer krijgen

Veelgestelde vragen

Facturen opstellen met je BTW-nummer

Zodra je een BTW-nummer hebt, gelden er regels voor de facturen die je uitschrijft. Een correcte factuur bevat je bedrijfsnaam en adres, je BTW-identificatienummer, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van de geleverde producten of diensten, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag. Verkoop je aan consumenten via een webshop, dan volstaat vaak een vereenvoudigde factuur of de orderbevestiging, maar zodra je aan zakelijke klanten levert, is een volledige factuur verplicht.

Gebruik je de KOR, dan bereken je geen BTW en vermeld je op je factuur dat je de kleineondernemersregeling toepast. Een boekhoudpakket of een webshop-platform met facturatiefunctie stelt deze facturen automatisch correct op, zodat je geen fouten maakt en je administratie klopt. Bewaar al je facturen — zowel die je verstuurt als die je ontvangt — zeven jaar, want dat is de wettelijke bewaartermijn.

BTW-aangifte doen: hoe werkt het?

Doe je niet mee aan de KOR, dan draag je de BTW die je aan klanten hebt berekend af aan de Belastingdienst via een periodieke aangifte, meestal per kwartaal. In die aangifte geef je aan hoeveel BTW je hebt ontvangen (over je verkopen) en hoeveel BTW je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen (de voorbelasting). Het verschil draag je af of krijg je terug. Deed je grote investeringen, dan kan de voorbelasting je aangifte zelfs negatief maken, waardoor je geld terugkrijgt.

De aangifte doe je online via het portaal van de Belastingdienst of via je boekhoudsoftware, die vaak direct kan koppelen. Zorg dat je op tijd bent — te late aangifte of betaling leidt tot een boete. Voor veel startende webshops is dit precies de reden om de KOR te overwegen: die haalt de kwartaalaangifte volledig weg zolang je onder 20.000 euro omzet blijft. Weet je niet zeker wat voor jou voordelig is, lees dan onze uitleg over de webshop zonder BTW of laat je in je startjaar eenmalig adviseren door een boekhouder.

Wat je doet als je BTW-nummer op zich laat wachten

Na je KvK-inschrijving duurt het meestal enkele weken voordat de Belastingdienst je BTW-nummer toestuurt. In die tussentijd ben je al wel ingeschreven en mag je ondernemen, maar je hebt je BTW-identificatienummer nog niet om op je webshop te zetten. Dat is geen probleem: je kunt je shop bouwen, producten toevoegen en alles voorbereiden. Zodra je nummer binnen is, plaats je het in je footer en op je facturen om aan de informatieplicht te voldoen.

Wil je echte betalingen ontvangen via een provider als Mollie, dan heb je zowel je KvK-nummer als je BTW-nummer nodig om het account volledig te activeren. Plan hier dus rekening mee: begin met inschrijven ruim voordat je wilt lanceren, zodat je BTW-nummer op tijd binnen is. De meeste ondernemers ervaren deze wachttijd als een natuurlijke voorbereidingsperiode waarin ze hun shop en juridische pagina's op orde brengen.

Het BTW-tarief: 21 of 9 procent?

Zodra je BTW berekent (dus als je niet de KOR gebruikt), moet je het juiste tarief toepassen. Nederland kent twee hoofdtarieven. Het algemene tarief van 21 procent geldt voor de meeste producten en diensten. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor specifieke categorieën, zoals voedingsmiddelen, boeken, medicijnen en bepaalde diensten. Voor de meeste webshops die reguliere producten verkoifen, is het 21-procenttarief van toepassing.

Verkoop je producten die onder verschillende tarieven vallen, dan moet je administratie dat onderscheid kunnen maken. Twijfel je welk tarief geldt voor jouw producten, raadpleeg dan de informatie van de Belastingdienst of een boekhouder. Het juiste tarief toepassen is belangrijk: reken je te weinig BTW, dan draai je zelf voor het verschil op bij een controle. Gebruik je de KOR, dan speelt dit niet, want dan bereken je helemaal geen BTW.

Je BTW-nummer beschermen en correct gebruiken

Sinds enkele jaren bevat het BTW-identificatienummer van eenmanszaken niet langer het burgerservicenummer, wat je privacy beschermt. Toch is het verstandig zorgvuldig met je nummer om te gaan. Je BTW-identificatienummer plaats je openbaar op je webshop en facturen — dat hoort zo. Je omzetbelastingnummer houd je privé en gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. Verwar de twee niet: het verkeerde nummer op de verkeerde plek kan tot verwarring leiden.

Controleer bij verkoop aan zakelijke klanten in andere EU-landen of hun BTW-nummer geldig is, bijvoorbeeld via het Europese VIES-systeem, voordat je een factuur zonder BTW uitschrijft voor een intracommunautaire levering. Voor de meeste startende Nederlandse webshops die aan consumenten verkopen, blijft het echter eenvoudig: één BTW-identificatienummer op je webshop, correcte facturen, en met de KOR nauwelijks administratie. Zie ook onze pagina over de KvK-registratie die aan je BTW-nummer voorafgaat.

Veelgemaakte misverstanden over het BTW-nummer

Rond het BTW-nummer bestaan enkele hardnekkige misverstanden. Het eerste: "ik moet mijn BTW-nummer apart aanvragen." Onjuist — je krijgt het automatisch bij je KvK-inschrijving. Het tweede: "met de KOR heb ik geen BTW-nummer nodig." Ook onjuist — je hebt wél een BTW-nummer, je doet alleen geen aangifte. Het derde: "mijn BTW-nummer mag ik privé houden." Deels — je omzetbelastingnummer wel, maar je BTW-identificatienummer moet je juist openbaar vermelden op je webshop.

Een laatste misverstand: "een BTW-nummer kost geld." Nee, het zit bij je KvK-inschrijving van 85,15 euro inbegrepen; de Belastingdienst rekent geen aparte kosten. Wie deze misverstanden kent, voorkomt fouten en zorgen. Het BTW-nummer is geen ingewikkelde horde maar een automatisch gevolg van je inschrijving, dat je simpelweg correct moet vermelden en gebruiken.

BTW bij producten versus diensten

Of je nu producten of diensten verkoopt, je hebt een BTW-nummer nodig zodra je als ondernemer opereert. Wel zijn er verschillen in hoe de BTW werkt. Bij producten pas je doorgaans het algemene tarief van 21 procent toe, of het verlaagde tarief van 9 procent voor specifieke categorieën zoals voedsel en boeken. Bij diensten geldt meestal het 21-procenttarief, al zijn sommige diensten vrijgesteld of verlaagd belast. Verkoop je een mix van producten en diensten, dan moet je administratie het onderscheid kunnen maken.

Voor een webshop is het meestal eenvoudig: de meeste producten vallen onder 21 procent. Twijfel je over het tarief voor een specifiek product of dienst, raadpleeg dan de informatie van de Belastingdienst of een boekhouder. Het juiste tarief toepassen is belangrijk, want reken je te weinig BTW, dan draai je zelf voor het verschil op bij een controle. Gebruik je de KOR, dan speelt dit niet, want dan bereken je helemaal geen BTW — een van de redenen waarom de KOR de administratie voor kleine ondernemers zo vereenvoudigt.

Internationale verkoop en het BTW-nummer

Zodra je over de grens verkoopt, wordt je BTW-nummer op nieuwe manieren relevant. Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen en overschrijd je een bepaalde jaarlijkse drempel aan zulke verkopen, dan moet je de EU OSS-regeling (One Stop Shop) toepassen: je geeft dan in één aangifte de BTW aan voor alle EU-landen waaraan je verkoopt, tegen het tarief van het land van de klant. Onder de drempel mag je gewoon Nederlandse BTW rekenen.

Verkoop je aan zakelijke klanten in andere EU-landen, dan kun je onder voorwaarden het 0-procenttarief toepassen voor intracommunautaire leveringen — mits je het geldige BTW-nummer van je zakelijke klant controleert, bijvoorbeeld via het Europese VIES-systeem. Voor de meeste startende Nederlandse webshops die vooral binnenlands verkopen, blijft het echter eenvoudig: één BTW-identificatienummer, Nederlandse BTW, en met de KOR nauwelijks administratie. De internationale complexiteit komt pas in beeld zodra je serieus over de grens gaat verkopen — een luxeprobleem dat op groei wijst.

Veelgemaakte fouten rond BTW en hoe je ze voorkomt

Rond de BTW maken starters een paar terugkerende fouten. De eerste is het verkeerde tarief toepassen, waardoor je te weinig afdraagt en bij een controle moet bijbetalen. De tweede is de BTW die je aan klanten hebt berekend, uitgeven in plaats van reserveren — die BTW is niet van jou, je moet hem afdragen. Zet hem dus apart. De derde is te laat aangifte doen of betalen, wat een boete oplevert. De vierde is geen of een rommelige administratie, waardoor je aangifte niet klopt.

Deze fouten zijn eenvoudig te voorkomen met discipline en de juiste tools. Een boekhoudpakket dat koppelt aan je bankrekening berekent de BTW automatisch en herinnert je aan de aangiftedeadlines. Reserveer de ontvangen BTW op een aparte rekening, en houd je administratie vanaf dag één bij. Kies je voor de KOR, dan vervalt het grootste deel van deze zorgen, want dan doe je geen BTW-aangifte. Voor wie wel BTW-plichtig is, geldt: goede gewoontes vanaf het begin voorkomen de meeste problemen. Zie ook onze pagina over de webshop zonder BTW.

Conclusie: het BTW-nummer is geen horde maar een gevolg

Een BTW-nummer aanvragen voor je webshop is eenvoudiger dan veel starters denken: je krijgt het automatisch bij je KvK-inschrijving, zonder aparte aanvraag en zonder extra kosten. Je ontvangt twee nummers — een BTW-identificatienummer voor naar buiten toe en een omzetbelastingnummer voor de Belastingdienst — en je vermeldt het eerste op je webshop en facturen om aan de informatieplicht te voldoen. Voor iDEAL via een betaalprovider heb je het nummer nodig, dus plan je inschrijving ruim voor je lancering. Pas het juiste tarief toe, reserveer de ontvangen BTW, en houd een nette administratie bij — of kies de KOR om de BTW-kant vrijwel volledig te vereenvoudigen. Zo is het BTW-nummer geen bureaucratische horde maar een logisch gevolg van legaal ondernemen.

Veelgestelde vragen over facturen en BTW

Het BTW-nummer is geen ingewikkelde horde: je krijgt het automatisch bij je KvK-inschrijving, vermeldt je BTW-identificatienummer op je webshop en facturen, en past het juiste tarief toe — of kiest de KOR om de BTW-kant vrijwel volledig te vereenvoudigen. Met een nette administratie is de BTW prima te doen.