BTW-nummer
Aanvragen

Een BTW-nummer aanvragen: automatisch bij je KvK-inschrijving

Veel starters denken dat ze een BTW-nummer apart moeten aanvragen. Dat is niet zo. In Nederland krijg je je BTW-nummer automatisch zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. De KvK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die beoordeelt of je ondernemer bent voor de BTW en je vervolgens je BTW-nummer toestuurt — meestal binnen enkele weken, soms direct. Je hoeft dus geen aparte aanvraag te doen; de inschrijving bij de KvK is de enige stap die je zelf zet.

In deze gids leggen we uit welke BTW-nummers je krijgt, waar je ze voor gebruikt, en wat je verplichtingen zijn zodra je een BTW-nummer hebt. Want met een BTW-nummer komen ook regels rond facturen, vermelding en aangifte.

Twee nummers: het BTW-id en het omzetbelastingnummer

Sinds enkele jaren krijg je in Nederland twee verschillende BTW-nummers, elk met een eigen doel. Het is belangrijk het onderscheid te kennen, want je gebruikt ze op verschillende plekken.

Het BTW-identificatienummer is het nummer dat je publiekelijk vermeldt. Sinds de invoering van dit aparte id bevat het niet langer je burgerservicenummer, wat je privacy beschermt. Het omzetbelastingnummer houd je voor jezelf en gebruik je in je administratie en communicatie met de fiscus.

Waarom je een BTW-nummer op je webshop moet zetten

Zodra je een webshop runt die aan consumenten verkoopt, ben je wettelijk verplicht bepaalde gegevens zichtbaar te maken — en je BTW-identificatienummer hoort daarbij. Deze informatieplicht wordt gehandhaafd door de Autoriteit Consument & Markt. Naast je BTW-nummer vermeld je ook je KvK-nummer, een bereikbaar adres en contactgegevens. Meestal plaats je deze informatie in de footer van je webshop of op een aparte contact- of algemene-voorwaardenpagina.

BTW-nummer en de KOR

Ook als je de KOR-regeling gebruikt, heb je een BTW-nummer. De KOR is immers een vrijstelling van BTW-aangifte, geen vrijstelling van inschrijving. Het verschil is dat je met de KOR geen BTW berekent aan je klanten en geen kwartaalaangifte doet — maar je BTW-nummer heb je nog steeds, en je vermeldt het op je webshop. Zodra je boven de 20.000 euro omzet komt en de KOR vervalt, ga je je bestaande BTW-nummer gebruiken voor reguliere BTW-aangiftes.

Verkoop je ook aan klanten in andere EU-landen? Dan wordt je BTW-identificatienummer relevant voor intracommunautaire transacties, en kan de OSS-regeling van toepassing zijn boven bepaalde drempels. Voor de meeste startende Nederlandse webshops die vooral binnenlands verkopen, blijft het echter eenvoudig: één BTW-nummer, en met de KOR nauwelijks administratie.

Stap voor stap je BTW-nummer krijgen

Veelgestelde vragen

Facturen opstellen met je BTW-nummer

Zodra je een BTW-nummer hebt, gelden er regels voor de facturen die je uitschrijft. Een correcte factuur bevat je bedrijfsnaam en adres, je BTW-identificatienummer, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van de geleverde producten of diensten, het bedrag exclusief BTW, het BTW-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag. Verkoop je aan consumenten via een webshop, dan volstaat vaak een vereenvoudigde factuur of de orderbevestiging, maar zodra je aan zakelijke klanten levert, is een volledige factuur verplicht.

Gebruik je de KOR, dan bereken je geen BTW en vermeld je op je factuur dat je de kleineondernemersregeling toepast. Een boekhoudpakket of een webshop-platform met facturatiefunctie stelt deze facturen automatisch correct op, zodat je geen fouten maakt en je administratie klopt. Bewaar al je facturen — zowel die je verstuurt als die je ontvangt — zeven jaar, want dat is de wettelijke bewaartermijn.

BTW-aangifte doen: hoe werkt het?

Doe je niet mee aan de KOR, dan draag je de BTW die je aan klanten hebt berekend af aan de Belastingdienst via een periodieke aangifte, meestal per kwartaal. In die aangifte geef je aan hoeveel BTW je hebt ontvangen (over je verkopen) en hoeveel BTW je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen (de voorbelasting). Het verschil draag je af of krijg je terug. Deed je grote investeringen, dan kan de voorbelasting je aangifte zelfs negatief maken, waardoor je geld terugkrijgt.

De aangifte doe je online via het portaal van de Belastingdienst of via je boekhoudsoftware, die vaak direct kan koppelen. Zorg dat je op tijd bent — te late aangifte of betaling leidt tot een boete. Voor veel startende webshops is dit precies de reden om de KOR te overwegen: die haalt de kwartaalaangifte volledig weg zolang je onder 20.000 euro omzet blijft. Weet je niet zeker wat voor jou voordelig is, lees dan onze uitleg over de webshop zonder BTW of laat je in je startjaar eenmalig adviseren door een boekhouder.